PETUNJUK PENGGUNAAN FLEXISKUL

Sistem Informasi Kegiatan Akademik Sekolah

X-TRO MOBILE

FlexiSkul adalah merek dagang dari PT X-tro Mobile. Nama produk atau merek dagang dari perusahaan lain yang digunakan atau disebutkan dalam dokumen ini adalah untuk kegunaan identifikasi atau penyebutan dan tetap milik perusahaan atau perorangan yang memegangnya.

Pendahuluan

Dalam menjalankan FlexiSkul, ada beberapa hal yang perlu diketahui, yaitu:
1. FlexiSkul adalah sistem notifikasi kegiatan akademik sekolah yang menggunakan media SMS (short message system).
2. Untuk dapat menggunakan FlexiSkul, Sekolah harus telah memiliki akun yang terdaftar di server FlexiSkul.
3. FlexiSkul memiliki antarmuka berbasis web sehingga dapat diakses dari mana saja dan kapan saja via internet. Untuk mengaksesnya hanya dibutuhkan program browser, misalnya: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Nautilus, Konqueror, dll.
4. Kunjungi alamat http://flexiskul.com untuk menggunakan FlexiSkul.


Login FlexiSkul
Untuk menggunakan FlexiSkul kita perlu mengunjungi http://flexiskul.com via internet dan login dengan akun yang telah diberikan. Ada dua tipe user dalam FlexiSkul, yaitu:
1. Operator
Yaitu user biasa yang bertugas mengirimkan pesan dalam bentuk SMS kepada orang tua atau wali murid.
2. Admin Sekolah
Yaitu user yang bertugas mengelola data sekolah. Admin sekolah dapat mengelola operator, mengelola kelas, mengelola mata pelajaran dan mendapatkan laporan SMS yang terkirim beserta statusnya.

Gambar 1 memperlihatkan tampilan layar login dari FlexiSkul. Pilihlah Nama Sekolah dan masukkan Kode Login dan Password Anda. Untuk penggunaan pertama kali, Kode Login dan Password untuk Admin Sekolah akan diberikan oleh X-tro. Setelah itu Admin Sekolah dapat membuat akun untuk operator biasa.

Gambar 1. Login FlexiSkul

Setelah berhasil login, Anda akan secara otomatis diidentifikasi sebagai Admin Sekolah atau Operator biasa. Silakan masuk ke Bab “Admin Sekolah” jika Anda diidentifikasi sebagai Admin Sekolah atau ke bab “Operator FlexiSkul” jika Anda diidentifikasi sebagai operator biasa.
Anda dapat memilih bahasa yang digunakan dalam antarmuka FlexiSkul dengan mengklik “(English)” untuk menggunakan bahasa Inggris atau “(Indonesia)” untuk menggunakan bahasa Indonesia.

Peringatan
Dalam menggunakan FlexiSkul terdapat beberapa peringatan untuk diperhatikan, yaitu: 1. Tidak memberikan kode login dan password Anda kepada orang lain demi keamanan sistem Anda sendiri dan supaya tidak merugikan kuota SMS sekolah. 2. Admin sekolah tidak secara sembarangan memberikan atau membuat akun login untuk orang lain yang tidak berhak. 3. Biasakan logout setelah menggunakan FlexiSkul supaya program tidak dapat digunakan dan disalahgunakan oleh orang lain.
Admin Sekolah
Setelah berhasil login sebagai Admin Sekolah, maka akan ditampilkan layar khusus untuk Admin Sekolah seperti yang ditampilkan pada gambar 2.

Gambar 2. Tampilan Awal Admin Sekola

Admin Sekolah memiliki tugas dan kemampuan untuk:
1. Mengelola operator
2. Mengelola kelas
3. Mengelola siswa sekolah
4. Mengelola mata pelajaran
5. Melihat dan membuat laporan SMS

Mengelola Operator

Klik menu “Operator” untuk mengelola operator yang dapat login sebagai user FlexiSkul. Tampilan awal modul operator ini akan tampak seperti gambar 3. Pada tampilan ini ditampilkan daftar operator yang telah terdaftar sebagai Admin Sekolah dan sebagai Operator.Gambar 3. Mengelola Operator

Membuat Operator Baru
Untuk menambah operator baru, tekan tombol “Tambah Operator” dan kemudian akan ditampilkan formulir “Tambah Operator” seperti yang tampak pada gambar ४.

Gambar 4. Tambah Operator

Masukkan setiap field dengan data yang sebenarnya. Masukkan kode Login dan password yang akan digunakan oleh operator untuk login ke FlexiSkul.
Beri centang pada field “Admin?” jika Anda akan membuat user Admin Sekolah. Jangan beri centang jika Anda hanya ingin membuat operator biasa.
Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data atau tekan tombol “Batal” untuk membatalkan penambahan user.

Mengedit Data Operator
Untuk mengedit data operator yang telah dibuat, tekan ikon Edit seperti yang ditampilkan pada gambar 5।

Gambar 5. Ikon Edit Operator

Setelah itu akan ditampilkan formulir edit seperti yang ditampilkan pada gambar 6 berikut ini.

Gambar 6. Edit Operator

Lakukan perubahan seperlunya. Anda juga dapat mengubah password operator dari formulir “Edit Operator” ini.
Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan atau tekan tombol “Batal” untuk membatalkan perubahan dan kembali ke daftar Operator.

Mengelola Kelas
Sebagai Admin, kita bisa membuat kelas-kelas dalam sekolah dengan mengklik menu “Kelas।” Setelah itu akan tampil daftar kelas dalam sekolah. Gambar 7 menampilkan contoh daftar kelas dalam sekolah.

Gambar 7. Daftar Kelas

Menambah Kelas
Untuk menambah kelas, tekan tombol “Tambah Kelas.” Setelah itu akan ditampilkan formulir “Tambah Kelas”. Masukkan kode kelas, nama kelas secara lengkap dan nama pejabat wali kelas. Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data atau tekan tombol “Batal” untuk membatalkan penambahan kelas.

Mengedit Kelas
Untuk mengedit kelas, tekan ikon Edit yang tertampil di daftar kelas seperti yang tampak di gambar 8. Setelah itu akan tampil formulir “Edit Kelas.”

Gambar 8 & 9. Edit Kelas

Lakukan perubahan dan tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan atau tekan tombol “Batal” untuk membatalkan perubahan.

Mengelola Siswa
Admin Sekolah hanya dapat melihat daftar siswa yang terdaftar tanpa dapat mengubah atau pun menambah siswa. Pengubahan dan penambahan data siswa hanya dapat dilakukan oleh SysAdmin FlexiSkul X-tro. Silakan hubungi SysAdmin FlexiSkul untuk koreksi data siswa atau pun penambahan data siswa.

Gambar 10 Daftar Siswa

Menampilkan contoh daftar siswa yang terdaftar di FlexiSkul. Daftar ini dipilah berdasarkan kelas. Pilihlah sebuah kelas untuk melihat daftar siswa yang terdapat dalam kelas tersebut.
Catatan: Segera hubungi Admin X-tro jika terdapat ketidaksesuaian data siswa terutama nomer ponsel Siswa, Wali1 dan/atau Wali2. Jika terdapat ketidaksesuaian nomer ponsel, maka pesan tidak akan dapat diterima oleh yang bersangkutan.

Mengelola Mata Pelajaran

Untuk mengelola Mata Pelajaran, kita dapat mengklik menu “Mata Pelajaran.” Setelah itu akan ditampilkan daftar mata pelajaran seperti pada gambar 11.Gambar 11. Daftar Mata Pelajaran

Mata Pelajaran yang dimasukkan di sini akan menjadi acuan bagi operator FlexiSkul dalam mengirimkan informasi nilai siswa kepada orang tua/wali siswa. Masukkan mata pelajaran dengan lengkap sesuai dengan jumlah mata pelajaran yang diberikan oleh sekolah selama kelas 1 sampai lulus sekolah.
Menambah Mata Pelajaran
Untuk menambah mata pelajaran, tekan tombol “Tambah Pelajaran” yang terletak di atas daftar. Setelah itu akan ditampilkan formulir “Tambah Pelajaran” seperti pada gambar 12 berikut ini.

Gambar 12. Formulir Tambah Pelajaran

Isikan kode dengan kode singkatan mata pelajaran. Kode ini maksimal berisi 5 karakter. Isikan pula Mata Pelajaran dengan nama pelajaran yang tertulis secara lengkap.
Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data Mata Pelajaran atau tekan tombol “Batal” untuk membatalkan penambahan.

Mengedit Mata Pelajaran
Untuk mengedit mata pelajaran, klik ikon Edit Mata Pelajaran. Gambar 13 menampilkan ikon Edit Mata Pelajaran. Setelah itu akan ditampilkan formulir “Edit Pelajaran.”

Gambar 13. Ikon Edit dan Hapus Mata Pelajaran

Anda hanya dapat mengubah nama Mata Pelajaran dan tidak dapat mengubah Kode. Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan atau tekan tombol “Batal” untuk membatalkan perubahan.
Catatan: Jika terjadi kesalahan input kode Mata Pelajaran, Anda dapat menghapus mata pelajaran tersebut dan membuat yang baru dengan kode yang benar.

Menghapus Mata Pelajaran
Untuk menghapus mata pelajaran, tekan ikon “Hapus Mata Pelajaran” seperti yang ditampilkan pada gambar 13. Setelah dihapus, pelajaran tidak akan ditampilkan lagi.
Catatan: Berhati-hatilah dalam menghapus mata pelajaran karena setelah dihapus, mata pelajaran tersebut tidak dapat diacu lagi oleh operator FlexiSkul. Sebaiknya penghapusan dilakukan pada saat operator tidak sedang dalam pengiriman info nilai siswa.

Laporan Pengiriman SMS

Admin Sekolah dapat melihat laporan pengiriman SMS dari semua operator dalam sekolah. Pilihlah menu “Log SMS” untuk masuk ke daftar pengiriman SMS. Gambar 14 menampilkan contoh daftar pengiriman SMS.

Data pengiriman SMS disajikan dalam format: Nomer Ponsel, Isi Pesan, Waktu Pengiriman, Nama Operator Pengirim dan Status Pengiriman. Jika ada pesan yang masih berstatus “Queue…” atau “Sending…” berarti pesan tersebut belum dikirimkan oleh Server SMS ke ponsel tujuan. Tunggulah beberapa saat lagi dan tekan tombol “Refresh” untuk menampilkan data terbaru. Mungkin pesan yang masih berstatus “Queue…” atau “Sending…” tersebut akan berubah statusnya menjadi “Sent” yang berarti telah berhasil dikirimkan ke ponsel tujuan.

Gambar 14. Daftar Pengiriman SMS
Daftar SMS yang disajikan di sini disaring berdasarkan bulan dan tahun pengiriman. Tentukan bulan dan tahun pengiriman pada bagian “Period” dan tekan tombol “Refresh” untuk menampilkan data terbaru.
Tekan tombol “Download Data” untuk mendownload data SMS dalam format Microsoft Excel. Setelah itu akan timbul box dialog yang menanyakan dimana Anda akan menyimpan file excel yang akan didownload. Data yang didownload berisi data SMS yang telah dikirimkan oleh operator FlexiSkul berdasarkan penyaringan periode bulan dan tahun yang telah Anda tentukan.


Operator FlexiSkul
Setelah berhasil login sebagai operator sekolah, maka sistem akan menampilkan tampilan awal seperti yang ditampilkan pada gambar 15.

Gambar 15. Tampilan Awal Operator Sekolah
Operator Sekolah dapat melakukan tugasnya untuk:
1. Mengirimkan SMS Absensi/Presensi siswa
2. Mengirimkan SMS info ke orang tua/wali siswa secara individual
3. Mengirimkan SMS info umum ke orang tua/wali siswa secara masal
4. Mengirimkan SMS notifikasi nilai.

SMS Absensi/Presensi
Pilihlah menu “SMS Absensi” untuk mengirimkan berita absensi/presensi ke orang tua/wali siswa. Setelah itu akan tampak modul SMS Absen seperti yang ditampilkan pada gambar 16.

Gambar 16. SMS Absen

Berikut adalah prosedur untuk mengirimkan SMS Absen:
1. Pilihlah kelas untuk menampilkan siswa dalam kelas tersebut.
2. Beri tanda centang pada nomer ponsel (telepon selular) yang akan dikirim SMS. Secara default nomer yang tercentang adalah nomer Ortu1.
3. Jika pada data siswa telah diisi nomer ponsel Siswa dan Ortu2, maka akan tampil fasilitas pengiriman SMS ke ponsel Siswa dan Ortu2. Berikan tanda centang pada kedua nomer tersebut jika diinginkan pengiriman ke kedua nomer tersebut.
4. Pilihlah “Status” absen jika ingin mengirimkan SMS ke orang tua/wali siswa. Biarkan “Status” tersebut kosong jika tidak diinginkan mengirim SMS ke orang tua/wali siswa. Anda dapat memilih “Status” absen dengan nilai Sakit, Izin, Hadir, atau Alpha.
5. Isikan “Pesan” jika Anda ingin menambahkan informasi mengenai status absen siswa yang bersangkutan.
6. Setelah mengisi semua data, kita dapat segera mengirimkan SMS-SMS tersebut dengan menekan tombol “Kirimkan Semua.”

7। Setelah pengiriman data SMS, maka akan ditampilkan jendela pemberitahuan bahwa pesan telah dimasukkan ke antrian seperti yang ditampilkan pada gambar 17.
Gambar 17. Antrian Pesan

SMS Info Individu

Operator dapat mengirimkan pesan kepada orang tua/wali siswa dengan pesan khusus per siswa dengan memilih menu “SMS Info Individu.” Setelah itu akan ditampilkan formulir seperti contoh pada gambar 18 berikut ini.
Gambar १८. Tampilan Pengiriman SMS Info Individual

Berikut adalah prosedur pengiriman SMS Info Individual.
1. Pilihlah salah satu kelas untuk melihat daftar siswa.
2. Isikan teks pesan di kolom “SMS Info Individu” pada baris siswa yang akan kita kirimi pesan.
3. Secara default nomer ponsel Ortu1 akan tercentang. Untuk mengirimkan pesan ke ponsel Ortu2 atau ke ponsel Siswa yang bersangkutan, maka berilah centang pada nomer Ortu2 dan/atau Siswa. Jika nomer Ortu2 dan Siswa tidak didaftarkan, maka fasilitas ini tidak dapat digunakan.
4. Kita dapat menuliskan beberapa pesan sekaligus untuk beberapa siswa dalam sekali pengiriman. Siswa yang tidak dituliskan pesan tidak akan dikirimi SMS.
5. Setelah mengisi pesan di kolom “SMS Info Individu” untuk para siswa, tekanlah tombol “Kirim” untuk mengirimkan beberapa pesan tersebut sekaligus.
6. Pesan-pesan yang dikirimkan akan masuk ke antrian pesan untuk menunggu dikirimkan ke ponsel penerima. Kemudian akan ditampilkan box pesan seperti pada gambar 17.

SMS Info Umum

Kita dapat mengirimkan suatu pesan yang sama untuk semua orang tua/wali siswa dalam sekali kirim. Untuk melakukan hal tersebut, kita dapat memanfaatkan modul “SMS Info Umum.” Pilih menu “SMS Info Umum” dan kemudian akan ditampilkan formulir seperti pada gambar 19.Gambar 19. SMS Info Umum

Berikut adalah prosedur pengiriman SMS Info Umum:
1. Pilihlah salah satu kelas untuk menampilkan data para siswa.
2. Tuliskan pesan yang akan dikirimkan ke seluruh orang tua/wali siswa.
3. Secara default nomer ponsel Ortu1 dari para siswa akan dicentang. Berikan tanda centang pada nomer ponsel Siswa dan/atau Ortu2 jika diinginkan pesan juga dikirim ke ponsel Siswa dan/atau Ortu2. Fasilitas pengiriman ke ponsel Siswa dan Ortu2 akan tidak aktif jika nomer ponsel Siswa dan Ortu2 tidak didaftarkan.
4. Tekan tombol “Kirim” untuk mengirim pesan ke antrian. Kemudian pesan akan dikirimkan ke ponsel tujuan secara bertahap.
5. Setelah itu akan tampak box pesan seperti pada gambar 17.

SMS Nilai Siswa
Untuk mengirimkan informasi nilai pelajaran siswa, kita dapat memanfaatkan fasilitas pengiriman SMS Nilai Siswa dengan memilih menu “SMS Nilai Siswa.” Setelah itu akan ditampilkan formulir seperti pada gambar 20.

Gambar 20. Formulir SMS Nilai Siswa

Berikut adalah prosedur pengiriman nilai mata pelajaran siswa.
1. Pada formulir ini tampak daftar mata pelajaran di bagian atas. Contoh tampilan daftar mata pelajaran ini ditampilkan pada gambar 21 berikut ini.


Gambar 21. Daftar Mata Pelajaran
2। Beri tanda centang pada mata pelajaran yang nilainya akan dikirim kepada para siswa. Biarkan mata pelajaran kosong tanpa dicentang jika tidak ada informasi nilai yang akan dikirimkan kepada orang tua/wali siswa. Setelah memberikan tanda centang pada beberapa mata pelajaran, tekanlah tombol “Simpan” untuk mengaktifkan mata pelajaran tersebut di formulir pengisian nilai mata pelajaran siswa. Gambar 22 menampilkan contoh formulir pengisian nilai mata kuliah setelah dipilih beberapa mata pelajaran yang akan diinformasikan nilainya kepada orang tua/wali siswa.

Gambar 22. Formulir Setelah Pemilihan Mata Pelajaran

3. Pilihlah kelas untuk menampilkan daftar siswa yang dikirim SMS.
4. Isikan nilai mata pelajaran dari siswa sesuai kolom mata pelajarannya. Kolom yang tidak diisi tidak akan diinformasikan kepada orang tua/wali siswa. Siswa yang sama sekali tidak diisi nilainya tidak akan dikirimi SMS.
5. Tekan tombol “Kirimkan Semua” untuk mengirimkan informasi nilai kepada orang tua/wali siswa.
6. Setelah itu akan ditampilan box yang menyatakan bahwa pesan telah disimpan dalam antrian dan akan dikirimkan ke ponsel tujuan beberapa saat lagi. (Gambar 17).

Log SMS

Anda dapat mengetahui pesan-pesan yang telah Anda kirimkan beserta status pengirimannya pada Log SMS. Pilih menu “Log SMS” untuk menampilkan daftar pesan yang telah Anda kirimkan tersebut. Setelah itu akan tampil daftar seperti pada gambar 23.Gambar 23. Log SMS Operator

Pesan-pesan ditampilkan dalam periode bulan-tahun tertentu. Pilihlah bulan-tahun dengan memilih bulan-tahun pada isian “Period.” Anda hanya dapat melihat pesan-pesan yang telah Anda kirimkan dan tidak dapat melihat pesan-pesan yang telah dikirimkan oleh operator lain.
Status pesan mungkin akan tampak sebagai “Queue…” atau “Sending…” yang berarti pesan tersebut belum dikirimkan ke ponsel tujuan. Tunggulah beberapa saat lagi dan tekanlah tombol “Refresh” untuk menampilkan daftar yang terbaru. Mungkin setelah itu pesan akan berubah statusnya menjadi “Sent” yang berarti pesan tersebut telah dikirimkan ke ponsel tujuan.